Phòng Hành chính - Tổng hợp

• 13/09/2024 10:56:19

1. Giới thiệu chung

     Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Y tế Hà Tĩnh được thành lập trên cơ sở sáp nhập phòng Tài chính-Kế toán, Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ và Phòng Hành chính-Tổ chức theo Quyết định số 104/QĐ-CĐYT ngày 23 tháng 4 năm 2021 của Hiệu Trưởng Trường Cao đẳng Y tế Hà Tĩnh.

     Tiếp nối quá trình phát triển của các đơn vị tiền thân và phát huy sức mạnh của tập thể, Phòng Hành chính-Tổng hợp quyết tâm phấn đấu hoàn tốt nhiệm vụ được giao trong thời gian tới.

     Địa chỉ liên hệ: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Trường Cao đẳng Y tế Hà tĩnh, số 77A đường Lê Hồng Phong, phường Thạch Linh, Thành phố Hà Tĩnh

     Email: tccb.cd.y.hatinh@gmail.com

3. Chức năng nhiệm vụ:

2.1. Chức năng

Tham mưu và giúp việc Hiệu trưởng về:

     - Công tác Hành chính - Tổ chức; công tác Quản trị theo quy định của Nhà nước và của Nhà trường.

     - Công tác quản lí hoạt động tài chính và chế độ kế toán; thực hiện quản lí tập trung và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính của Trường theo quy định của Nhà nước.

     - Quản lí, khai thác, phát triển nguồn lực thông tin và dịch vụ thông tin nhằm phục vụ các hoạt động đào tạo, nghiên cứu của Trường.

2.2. Nhiệm vụ

2.2.1. Công tác Hành chính

     - Thống kê, tổng hợp báo cáo hàng tháng của các đơn vị về các mặt hoạt động của Nhà trường, làm báo cáo công tác trong tháng, quý, năm theo yêu cầu của Hiệu trưởng, các đơn vị và cơ quan cấp trên.

     - Quản lí các con dấu của Trường và thực hiện việc cấp dấu theo quy định. Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lí giải quyết, đánh máy, in ấn, sao chép các loại công văn tài liệu phục vụ hoạt động của Nhà trường, lưu trữ các công văn, giấy tờ của Nhà trường.

     - Tổ chức thường trực theo dõi người vào ra, làm các thủ tục đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc với Trường; chịu trách nhiệm về việc lễ tân, khánh tiết, trang trí, âm thanh, ánh sáng, phục vụ và bảo đảm mọi điều kiện khác cho các ngày lễ, các buổi tập trung và các hội nghị, hội thảo cấp Trường; tổ chức việc tiếp khách của Trường, bố trí nơi ăn, ở, phương tiện làm việc và đi lại, phục vụ khách theo yêu cầu của Nhà trường.

     - Quản lí, sắp xếp, bố trí phòng họp, hội trường, phòng khách của Trường; chủ trì tổ chức các cuộc sinh hoạt, hội nghị của Trường thuộc phạm vi công tác hành chính - quản trị; thực hiện công việc tạp vụ, phục vụ Lãnh đạo Nhà trường.

     - Chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị, tổ chức các ngày lễ kỉ niệm, tết, lễ hội của Nhà trường; Xây dựng kế hoạch, nội dung, thông báo đến các đơn vị lịch nghỉ những ngày lễ, tết trong năm theo quy định của Nhà nước.

     - Chủ trì tổ chức thăm hỏi, hiếu hỉ VC-LĐHĐ và các tập thể, cá nhân có mối quan hệ công tác với Trường theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

     - Lưu trữ tài liệu, hồ sơ của Nhà trường, hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác lưu trữ đúng quy định.

2.2.2. Công tác Tổ chức - Cán bộ

     - Chủ trì xây dựng quy định nội bộ về công tác tổ chức cán bộ, quy định quan hệ công tác và lề lối làm việc của các bộ phận trong Trường.

     - Xây dựng cơ cấu tổ chức, sắp xếp biên chế các đơn vị và bộ phận công tác thuộc Trường.

     - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, phát triển đội ngũ viên chức; triển khai thực hiện công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, tuyển dụng, hợp đồng, thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng đối với VC-LĐHĐ.

     - Quản lí biên chế và quản lí VC-LĐHĐ theo quy định phân cấp, xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng viên chức trong toàn trường như cử đi học tập, thực tập, nghiên cứu, bồi dưỡng; tham mưu và thực hiện việc đánh giá viên chức hàng năm theo quy định.

     - Thường trực, tham mưu về nhân sự, giúp Hiệu trưởng ban hành quyết định thành lập các hội đồng thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, các ban công tác thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ của Trường và của cấp trên.

     - Tham mưu về nhân sự các chức vụ thuộc thẩm quyền của Hiệu Trưởng; soạn thảo các văn bản về tổ chức nhân sự trình Hiệu trưởng phê duyệt.

     - Quản lí và cập nhật hồ sơ, lí lịch viên chức và lao động hợp đồng trong Trường; lập các biểu mẫu, báo cáo thống kê nhân sự định kì theo quy định.

     - Thực hiện các chế độ chính sách cho VC-LĐHĐ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thân thể, hưu trí, mất sức, thôi việc, nâng lương, nâng ngạch, khen thưởng, kỉ luật.

2.2.3. Công tác Quản trị

     - Quản lí phần hệ thống cơ sở vật chất của Trường do Phòng chịu trách nhiệm, chủ động kiểm tra, phát hiện và đề xuất sửa chữa kịp thời cơ sở vật chất, trang thiết bị hư hỏng; quản lí, điều hành toàn bộ phương tiện vận tải phục vụ công tác của Lãnh đạo và các cán bộ khác được Hiệu  trưởng uỷ quyền.

     - Lập kế hoạch đề xuất Hiệu trưởng và thực hiện việc mua sắm thiết bị văn phòng làm việc, các phòng học và văn phòng phẩm phục vụ các hoạt động của Nhà trường.

     - Chủ trì quản lí và thực hiện công tác vệ sinh môi trường trong toàn Trường; chăm sóc và bảo vệ vườn hoa, cây cảnh.

     - Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác phòng chống cháy, nổ; công tác đảm bảo an ninh trật tự; công tác phòng chống thiên tai bão lụt trong phạm vi Nhà trường.

2.2.4. Công tác Tài chính - Kế toán

     - Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, dự toán ngân sách hàng năm, kế hoạch theo năm học của các đơn vị, tổng hợp trình Hiệu trưởng phê duyệt trước khi báo cáo, thuyết minh với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

     - Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng hệ thống văn bản chế độ chính sách, như: các quy chế, quy trình, quy định về công tác kế hoạch, quản lí tài chính, tài sản, chi tiêu nội bộ, hạch toán kế toán, thanh toán các khoản kinh phí và quản lí các nguồn thu; quy trình xuất nhập vật tư, văn phòng phẩm, quy trình quản lí và mua sắm tài sản, ...phù hợp với các quy định chung và đặc điểm của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt.

     - Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác số liệu về tài sản, vật tư, tiền vốn, phân tích thông tin, số liệu kế toán để tham mưu cho Hiệu trưởng ra các quyết định chỉ đạo, quản lí, điều hành công tác tài chính kế toán cũng như các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lí và quyết định kinh tế, tài chính của Nhà trường.

     - Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lí, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

     - Thực hiện việc chi trả tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản phụ cấp quản lí, giảng dạy, phúc lợi, ngoài giờ và các chế độ khác (thai sản, dưỡng sức...) cho viên chức, lao động hợp đồng ngắn hạn; chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho học sinh, sinh viên theo đúng quy định hiện hành.

     - Phối hợp với các đơn vị định kì hàng năm (Hoặc đột xuất khi Hiệu trưởng yêu cầu) tiến hành kiểm kê hoá chất, dụng cụ, tài liệu thư viện, máy móc thiết bị, tiền vốn, đối chiếu sổ sách kế toán với sổ sách kế toán kho, quỹ từng đơn vị trong Trường.

     - Quyết toán các nguồn kinh phí, lập và nộp báo cáo quyết toán đúng thời hạn.

     - Bảo quản, lưu trữ các chứng từ, hoá đơn, sổ sách tài liệu có liên quan đến công tác tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước.

2.2.5. Công tác Thông tin - Thư viện

a) Quản lí và điều hành hệ thông công nghệ thông tin trong Trường

     - Tham mưu các văn bản quy định về hoạt động công nghệ thông tin, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức quản lí, xử lí dữ liệu số; sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tin học trong Nhà trường.

      - Quản lí hệ thống máy chủ, phần mềm ứng dụng và quản trị mạng của Nhà trường; hỗ trợ kĩ thuật hệ thống máy tính trong toàn bộ Nhà trường.

     - Tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh y tế, giáo dục nhằm giải quyết nhu cầu thực tế hiện nay, đồng thời tạo thêm thu nhập chính đáng cho cán bộ và góp phần quảng bá thương hiệu của Nhà trường.

b) Công tác Thư viện

     - Xây dựng kế hoạch phát triển thư viện theo hướng hiện đại; tổ chức các loại hình hoạt động phục vụ bạn đọc; cải tiến công tác phục vụ bạn đọc theo hướng tiện ích và văn minh.

     - Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học; thu nhận, lưu trữ và phổ biến các tài liệu của Trường.

     - Biên mục các tài liệu đã bổ sung, xây dựng hệ thống tra cứu thông tin và tìm kiếm thông tin tự động hóa.

     - Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến, các tiêu chuẩn về xử lí thông tin thư viện và tự động hóa vào công tác thư viện.

     - Đề xuất kế hoạch đào tạo, bồi dường nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên thư viện.

     - Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đồi kinh nghiệm với cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước, từng bước hiện đại hóa công tác thông tin tư liệu.

     - Thực hiện báo cáo định kì và báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động Thư viện với Lãnh đạo Trường và cấp có thẩm quyền theo các quy định hiện hành.

3. Cơ cấu tổ chức

     Hiện tại, phòng có có 22 cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động, được chia thành 2 bộ phận chính:

     + Bộ phận Văn phòng gồm các tổ: Hành chínhTổ chức, Tài chính-Kế toán, Thông tin-Thư viện, Quản trị và Văn thư

     + Bộ phận thực hiện nhiệm vụ trực tiếp gồm: Bảo vệ, Vệ sinh, Phụ trách điện nước và Chăm sóc cây cảnh.

* Viên chức Quản lí